Mise à jour: le 22 septembre 2023

Nous sommes déterminés à protéger les renseignements personnels et à respecter votre vie privée. 

Notre politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») explique la façon dont nous traitons les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos activités quotidiennes, et vous informe de vos droits en ce qui concerne vos renseignements personnels. 

Nous établissons toujours clairement de quelle façon et à quel moment nous recueillons, utilisons ou communiquons les renseignements personnels et nous ne vendrons jamais vos renseignements personnels.

Nous pouvons modifier cette politique à l’occasion. Si nous le faisons, nous publierons un avis sur notre site Web. Les mises à jour prennent effet à la date indiquée dans la présente politique.

Dans cette politique, nous utiliserons les mots « nous », « notre » et « nos » pour parler de notre organisation, ou notre entreprise.

L’ENTREPRISE
Symbiose Gestion et protection du Patrimoine

Notre agent de la protection des renseignements personnels supervise la conformité en fonction de la présente politique.

Politique sur la protection des renseignements personnels

Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels sont des informations qui, seules ou combinées à d’autres, permettent d’identifier une personne. 

Ils comprennent par exemple le nom et l’adresse, ainsi que d’autres informations plus sensibles, comme des renseignements médicaux et financiers. 

Le cas échéant, cela comprend des renseignements sur d’autres personnes, comme votre époux, votre conjoint de fait et vos enfants.

Pour en savoir plus sur la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels, ainsi que sur vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels, consultez les sections suivantes, ci bas: 

  • Comment nous recueillons les renseignements personnels
  • Comment nous utilisons les renseignements personnels
  • Comment nous communiquons les renseignements personnels
  • Comment nous protégeons les renseignements personnels
  • Vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels et comment les gérer

Comment nous recueillons les renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels de trois façons : 

  • directement auprès de vous, 
  • auprès d’autres personnes et organismes 
  • et par l’utilisation que vous faites de notre site Web.

Nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous tout au long de notre relation avec vous. Par exemple, nous pouvons recueillir des renseignements personnels au moyen de demandes en ligne ou sur papier pour des produits et services, par téléphone, par clavardage en ligne, ou par courriel.

Selon les produits et les services dont vous bénéficiez, nous pouvons également être amenés à recueillir vos renseignements personnels auprès d’autres personnes et organismes. Il peut s’agir d’un répondant de régime, d’un conseiller, d’un prestataire de soins de santé, d’une clinique médicale, d’une autre compagnie d’assurance, de ministères et d’organismes gouvernementaux, ou d’autres organisations qui nous aident à vous offrir les produits et les services que vous avez demandés.

Lorsque vous consultez notre site Web, nous recueillons également vos renseignements personnels au moyen de témoins. Les témoins facilitent votre prochaine consultation en conservant certaines de vos préférences. Vous pouvez contrôler la façon dont nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels en consultant notre gestionnaire de consentements en matière de témoins.  Consulter notre politique sur la gestion des témoins ici

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels, nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin et nous vous dirons pourquoi nous en avons besoin.

Le cas échéant, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent également comprendre des renseignements sur votre époux, votre conjoint de fait, vos personnes à charge et vos bénéficiaires. 

Nous vous demanderons de confirmer leur consentement afin que nous puissions recueillir et utiliser ces renseignements et communiquer avec vous à leur sujet.

Types de renseignements personnels que nous recueillons

Selon le produit ou service, nous pouvons recueillir les types de renseignements suivants. Nous avons inclus certaines catégories et des exemples de renseignements personnels que nous recueillons. Ces exemples ne sont en aucun cas exhaustifs.

  • Renseignements d’identification et coordonnées, p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, date de naissance, numéro d’assurance sociale (NAS) si nécessaire, renseignements sur les pièces d’identité émises par le gouvernement
  • Renseignements d’authentification, p. ex. mots de passe, réponses aux questions d’authentification, renseignements biométriques (caractéristiques physiques et comportementales qui vous sont propres), identifiants de produits et de services tels que le numéro de police
  • Renseignements financiers, p. ex. revenu annuel, actif, passif, renseignements bancaires et profil d’investisseur
  • Renseignements sur la santé ou sur les habitudes de vie, p. ex. les antécédents ou les plans de voyage, le dossier de conduite automobile, le casier judiciaire, les habitudes en matière de santé
  • Renseignements médicaux, p. ex. le nom de votre prestataire de soins de santé, vos antécédents médicaux personnels ou familiaux
  • Renseignements sur votre emploi, p. ex. votre emploi et votre lieu de travail, vos expériences d’emploi, votre rémunération
  • Utilisation des services en ligne, p. ex. votre adresse de protocole Internet (IP) (un identifiant unique pour chaque appareil qui se connecte à Internet), le moment où vous consultez notre site, les pages que vous consultez, et la durée de consultation

Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous aider à atteindre vos objectifs en matière de santé financière.

Selon les produits et les services dont vous bénéficiez, vos renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins suivantes :

Pour savoir qui vous êtes :

  • Vérifier votre identité et déterminer si vous avez droit à des produits, à des services ou lorsque vous postulez pour un emploi
  • Vous proposer des conseils ou des estimations
  • Tenir votre profil à jour et assurer l’exactitude de nos dossiers

Si vous avez fourni votre numéro d’assurance sociale (NAS), nous l’utiliserons pour les déclarations fiscales. Votre NAS sert également à lier vos produits et à conserver vos renseignements séparément des autres clients ayant des noms semblables.

Pour entretenir notre relation avec vous :

  • Administrer vos produits ou services, y compris le paiement des demandes de règlement et le traitement des transactions
  • Vous renseigner sur les caractéristiques ou les avantages des produits ou services dont vous bénéficiez déjà
  • Vous fournir les prix et les estimations pour les produits qui répondent à vos besoins
  • Recueillir des commentaires sur notre service à la clientèle, notamment en vous demandant de répondre à des sondages facultatifs
  • Obtenir une rétroaction sur la façon dont vous utilisez nos services en ligne, notamment en vous demandant de définir vos préférences en matière de témoins
  • Gérer vos dossiers et administrer votre rémunération et/ou vos avantages sociaux
  • Améliorer nos activités commerciales ainsi que nos produits et services.

Pour respecter la loi et gérer le risque :

  • Prévenir et nous protéger, vous et nous, contre les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations ou la cybercriminalité
  • Répondre aux demandes de transmission de vos renseignements aux organismes d’application de la loi, aux tribunaux et/ou à d’autres autorités au Canada et à l’étranger
  • Nous conformer aux exigences fiscales

Pour vous offrir des produits et des services personnalisés et pour adapter votre expérience lors de nos interactions :

  • Passer en revue vos renseignements personnels et vous offrir des produits et services qui répondent à vos besoins
  • Améliorer votre expérience en vous fournissant des offres et des renseignements pertinents
  • Diffuser des annonces pour nos produits et nos services sur les sites Web et les applications en fonction de la façon dont vous utilisez nos services en ligne – pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette diffusion, consultez notre politique sur les témoins. Consulter notre politique sur la gestion des témoins ici

Utilisation de vos renseignements personnels aux fins d’analyse des données et traitement via des mécanismes d’intelligence artificielle.

Nous utilisons des technologies de données et d’analyse, comme l’intelligence artificielle (IA), pour améliorer nos activités commerciales, nos produits et nos services. 

Par exemple, ces technologies nous aident à repérer et à automatiser les tâches répétitives, à offrir des prix concurrentiels, à améliorer le service à la clientèle en proposant de nouvelles options telles que les dialogueurs, à optimiser la gestion de notre flux de travail, à personnaliser nos communications et nos offres, et à protéger nos activités contre la fraude et la criminalité financière.

L’utilisation de ces technologies suppose l’analyse de quantités importantes de renseignements, notamment des renseignements personnels. Lorsque nous utilisons vos renseignements personnels à cette fin, nous en supprimons, dans la mesure du possible, des parties, comme vos coordonnées, afin qu’il ne soit pas possible de vous identifier. Nous traiterons toujours vos renseignements personnels avec respect et conformément aux lois en vigueur.

Comment nous communiquons les renseignements personnels

Nous transmettons vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations qui nous aident à administrer vos produits et services. Certaines de ces personnes et organisations peuvent être situées à l’extérieur de votre province de résidence ou du Canada. Dans un tel cas, vos renseignements seront assujettis aux lois de l’autre territoire, y compris toute loi qui permet ou exige la divulgation de ces renseignements aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux et aux organismes d’application de la loi de ce territoire.

Nous pouvons être amenés à communiquer vos renseignements à d’autres organismes, notamment :

  • Les prestataires d’examens paramédicaux
  • Les laboratoires médicaux
  • Le Bureau de renseignements médicaux
  • Les prestataires de protection spécialisée
  • Les évaluateurs de demandes de règlement
  • Les examinateurs médicaux indépendants
  • Les gestionnaires de demandes de règlement électroniques pour médicaments
  • Les fournisseurs d’assistance aux voyageurs
  • Les fournisseurs de services technologiques
  • Les prestataires de services juridiques
  • Les agences de création et de promotion
  • Les services d’impression et de courrier
  • Les entreprises d’entreposage de dossiers
  • Les administrateurs de régimes de retraite et d’avantages sociaux
  • Les autres compagnies d’assurance et de réassurance
  • Les autres institutions financières
  • Les vérificateurs externes
  • Les agences d’évaluation du crédit

Nous pouvons être amenés à communiquer vos renseignements à d’autres personnes, notamment :

  • Votre conseiller et les personnes qui travaillent avec lui
  • Les prestataires de soins de santé
  • L’administrateur de régime (y compris ses prestataires de services et conseillers)

Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à nos filiales canadiennes, aux ministères et organismes gouvernementaux, aux organismes d’application de la loi, aux tribunaux et à d’autres autorités au Canada et à l’étranger afin de satisfaire aux exigences juridiques et de prévenir ou de contrer les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations ou la cybercriminalité.

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Protection des renseignements personnels

Nous prenons la protection de vos renseignements personnels au sérieux. Nous utilisons des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.

Toutes les personnes qui travaillent dans notre organisation ou entreprise, ainsi que les personnes et les organismes qui agissent en notre nom, sont responsables de la protection des renseignements personnels.

Pour ce faire, nous avons mis en place des mesures de protection des renseignements personnels contre tout accès non autorisé. Voici quelques exemples :

  • Politiques strictes de gestion des accès
  • Surveillance proactive des menaces
  • Chiffrement des données
  • Authentification multifacteur
  • Surveillance de nos bureaux 24 heures sur 24, sept jours sur sept
  • Accès contrôlé aux immeubles dans lesquels nous exerçons nos activités

Un exemple de nos politiques strictes de gestion des accès comprend la restriction de l’accès aux renseignements personnels aux :

  • Employés de l’entreprise ou aux entrepreneurs expressément autorisés qui ont besoin d’avoir accès à des renseignements personnels spécifiques pour faire leur travail
  • Autres personnes que vous avez autorisées (p. ex. procuration, autre représentant ou conseiller personnel)
  • Autres personnes et organisations qui nous aident à administrer vos produits et services

Nous offrons une formation annuelle à tous nos employés et nos entrepreneurs sur la sécurité des renseignements personnels, la vie privée et le code de conduite afin de réitérer l’importance de la protection des renseignements personnels.

Comment nos prestataires de services protègent les renseignements personnels

Nous veillons à ce que nos prestataires de services agissent d’une manière conforme à la présente politique et aux lois applicables. Ils doivent s’engager par contrat à respecter nos normes en matière de protection et de confidentialité des renseignements personnels, qui comprennent la protection de leurs systèmes contre tout accès non autorisé et l’application des normes de sécurité et de protection des renseignements personnels élevées au moins équivalentes aux nôtres.

Les prestataires de services ne peuvent recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu’aux fins que nous autorisons.

Durée de conservation de vos renseignements

Nous ne conserverons vos renseignements que pendant la période où nous en aurons besoin ou conformément à nos politiques et/ou aux lois applicables. S’il y a lieu, nous pouvons rendre anonymes les renseignements personnels afin de les protéger, et réduire au minimum la quantité de renseignements personnels que nous conservons.

Vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels et comment les gérer

Vous contrôlez toujours les renseignements personnels que vous nous avez fournis. Vous pouvez choisir la façon dont vos renseignements personnels sont utilisés en mettant à jour vos préférences au moyen de votre compte en ligne auprès de nos fournisseurs de produits et services ou en présentant une demande liée aux droits en matière de protection des renseignements personnels par écrit, ou en communiquant avec notre personne responsable de la gestion des données personnelles.

En ce qui concerne vos renseignements personnels dans notre organisation ou entreprise, vous disposez des droits suivants :

  • Le droit d’accès à vos renseignements personnels
  • Le droit de corriger vos renseignements personnels s’ils sont inexacts ou incomplets
  • Le droit de supprimer vos renseignements personnels
  • Le droit de modifier votre consentement. Il s’agit notamment de déterminer si vous souhaitez recevoir des sondages sur l’expérience client, l’utilisation de votre NAS à des fins de déclaration non fiscale, et si vous souhaitez recevoir des renseignements et des offres de notre organisation ou entreprise ou ses partenaires de service au moyen des renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous tout au long de la relation que vous entretenez avec nous, et de quelle façon.
  • Le droit de nous poser des questions sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels
  • Le droit de nous interroger sur toute décision que nous avons prise au moyen du traitement automatisé Vous pouvez notamment soumettre vos observations sur le processus décisionnel en communiquant avec nous.

Nous pourrions ne pas pouvoir donner suite à votre demande relative à la protection des renseignements personnels, sous réserve de certaines restrictions ou lois. Si cela se produit, nous vous en avertirons le plus rapidement possible.

Si vous décidez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels dont nous avons besoin pour vous fournir des services et nous acquitter de nos obligations juridiques, nous pourrions ne plus être en mesure de continuer à vous fournir des produits et services. Peu importe ce que vous choisissez, vous continuerez de recevoir des informations sur les produits et services dont vous bénéficiez déjà.

Vous avez des préoccupations, des questions ou des demandes? Communiquez avec nous en écrivant à notre agent de la protection des renseignements personnels.

 

Agent de la protection des renseignements personnels

Kariane Pion
Agente de la protection des renseignements personnels
819-907-7477
kariane.pion@sgpp.net